Jártál már úgy, hogy, abban a pillanatban, hogy elküldted az e-mailt, máris szeretted volna visszavonni? Mindenkivel megesik ez időnként.

Villámsebességgel ontjuk magunkból az e-maileket, és bizony nagyon könnyű megbántani valakit akaratlanul, vagy félreérthető üzeneteket küldeni, amelyek számos baj forrásává válhatnak.

Miért van ez így? Azért, mert az e-mailezés MAJDNEM olyan, mint a beszélgetés. Gyorsan, akár azonnal reagálunk, közvetlen hangnemben, néha csak félmondatokat odadobva, egyszerre párhuzamosan több emberrel is kommunikálva. A MAJDNEM a csapda, ugyanis a beszélgetés hagyományosabb formáiban, szemtől-szembe vagy telefonon, van visszacsatolás. Látjuk a beszélgetőtárs arcán az általunk kiváltott érzelmeket átsuhanni, látjuk, hogy félrenéz, mert untatjuk, vagy kínos a téma, amit feszegetünk, türelmetlenül dobol az ujjával, igazából nem is ránk figyel. Telefonon a hang is legalább ilyen gazdag információforrás: egy megkeményedő hangszín, egy csúfondáros hangsúly tudatja velünk, hogy mit gondol éppen a beszélgetőpartner.

Az e-mailekből mindez hiányzik (hacsak nem tűzdelik tele a levelet emotikonokkal, ami lehet, hogy hasznos, de munkahelyen kissé gyermeteg szokásnak tűnik, ezért sokan tartózkodnak tőle). Vagyis sok tekintetben információhiányban szenvedünk. Érdemes ezt a tényt mindig szem előtt tartani, különösen akkor, ha valami kínosabb, a másik fél számára kellemetlen témáról írunk, vagy ha egyszerre több embernek küldjük el az e-mailt.

Hogyan kerülhetjük el a fenti csapdákat?

1. E-mail írás előtt tarts egy rövid szünetet. Mozgasd meg az ujjaidat, majd kulcsold össze őket, tedd a kezeidet a tarkód mögé és nyújtózz egyet, majd csinálj néhány fejkörzést, esetleg rakj rendet az íróasztalodon. Igazítsd meg a golyóstolladat, töltsd fel a tűzőgépet. Most már kellőképpen összeszedett és friss vagy.
2. Képzeld magad elé azt, vagy azokat, akiknek írni készülsz. Hogyan szoktak reagálni? Milyen reakciót vársz el tőlük most? Meg fogják érteni, amit mondani szeretnél? Lehet, hogy egyszerűbben kellene fogalmaznod? Elképzelhető, hogy félreértenek majd és dühösek lesznek? Vagy pont fordítva, nem veszik majd elég komolyan, azt, amit küldesz? Ha a felettese vagy a címzettnek, vigyáznod kell arra is, hogy ne tűnj túl keménynek. A főnöktől jövő üzenet letolásnak vagy számonkérésnek tűnhet akkor is, ha nem az volt a célja.
3. Szerkeszd meg az e-mailedet.
   Használd gyakrabban az Enter-t. A rövidebb bekezdéseket sokkal könnyebb elolvasni, mint az összefolyó szöveget.
4. Ha készen vagy, feltétlenül olvasd át, amit írtál és változtass, ha szükséges. Ha a téma kellemetlen vagy kínos, lehet, hogy nem is e-mailben kellene megbeszélni. Ne küldd el, inkább beszélj az illetővel személyesen.
5. A kevesebb több! Ha túl hosszúra sikerült az üzenet, rövidítsd le, töröld a felesleges mondatokat, mert így sokkal valószínűbb, hogy sikeres lesz a kommunikációd.
6. A túl rövid mondatok parancsnak, utasításnak tűnhetnek. Fogalmazd meg őket kicsit udvariasabban, nehogy sértődés legyen a vége.
7. Mindent leellenőriztél? Rendben van? Ok, akkor NE küldd el rögtön. Írd meg a többi leveledet is, és ha mindegyikkel készen vagy, vess rájuk egy utolsó pillantást, majd bocsásd őket útjukra jó szerencsét kívánva nekik.